KONSEP
DAN PENERAPAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
PADA
PT LEA SANENT CABANG PALEMBANG
untuk memenuhi tugas akhir Seminar
Administrasi Perkantoran semester genap
Dosen
Pengampu : Drs. Muhsin, M.Si.
MAKALAH
Oleh
Anita
Pranataning Tyas
NIM
7101410141
JURUSAN
PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
NEGERI SEMARANG
2013
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Belakangan
ini, mungkin kita pernah mendengar kata administrasi atau manajemen kepegawaian
dalam kehidupan sehari-hari. Akan tetapi, kebanyakan dari kita tidak tahu akan
arti dan makna administrasi kepegawaian tersebut sehingga tidak tahu apa fungsi
dari administrasi kepegawaian itu sendiri. Padahal hal ini sangat penting dalam
mengelola suatu organisasi khususnya perusahaan. Tidak seperti administrasi
perkantoran, perbekalan, pemasaran, atau yang lainnya, administrasi kepegawaian
merupakan cabang ilmu administrasi yang paling menentukan bagi kehidupan suatu
organisasi. Sebab, obyek material administasi kepegawaian pada hakikatnya
adalah manusia yang sekaligus juga obyek atau tujuan kegiatan dari organisasi
atau perusahaan itu sendiri. Administrasi kepegawaian mencakup banyak hal
penting, mulai dari proses penerimaan tenaga kerja, pembinaan kerja,
produktivitas kerja, pemutusan hubungan kerja sampai yang terakhir yaitu
pensiun.
Administrasi
yang baik adalah kunci utama untuk mencapai tujuan suatu lembaga, jika suatu
lembaga memiliki pengadministrasian yang baik maka sudah tentu lembaga tersebut
dapat dikatakan sukses dalam mengatur rumah tangganya. Demikian pula seluruh
birokrasi pemerintahan terutama segi kepegawaian. Karena merekalah yang pada
akhirnya menjadi pelaksana dari kegiatan-kegiatan pemerintah, baik Pemerintah
Pusat maupun Pemerintah Daerah.
Namun,
harus diakui bahwa pada sebagian besar negara-negara berkembang terdapat
kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan di bidang administrasi kepegawaian.
Salah satu diantaranya adalah orientasi dan kondisi kepegawaian yang diwarisi
dari jaman penjajahan yang lebih ditujukan untuk kepentingan negara jajahannya
dan kepentingan pemeliharaan keamanan dan ketertiban belaka. Itulah ciri-ciri
tradisionil masyarakat negara-negara yang belum maju seringkali menunjukkan
bahwa birokrasi pemerintahan memberikan gambaran sebagai pengganti kekuasaan
feodal atau masih bersifat feodal. Selain itu, sifat kepegawaian lebih
legalitas dari pada inovatif ataupun dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan
politik dari sang penguasa.
Oleh
karena itu, anggapan bahwa jika orang-orang diperlakukan sebagai individu yang
mempunyai tanggung jawab dan juga sebagai anggota kelompok yang bekerja sama,
maka mereka akan memberikan kontra prestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan
sebaik-baiknya untuk organisasi, di mana mereka merupakan bagian yang penting.
Hal ini menunjukkan bahwa demokrasi adalah lebih kuat dan lebih efektif dari
pada paham otoriter dan bahwa baik dalam organisasi perusahaan maupun
pemerintahan, pegawai-pegawai akan lebih nyaman dan akan bekerja lebih efektif
dari pada jika mereka selalu disodori dengan aturan-aturan (ditekankan pada
pekerjaan, tidak bebas bekerja).
1.2 Rumusan Masalah
a.
Apa pengertian dari administrasi
kepegawaian?
b.
Apa tujuan dan fungsi administrasi
kepegawaian?
c.
Bagaimana proses pengadaan tenaga kerja
atau pegawai?
d.
Bagaimana sistem administrasi
kepegawaian pada PT LEA SANENT cabang Palembang?
1.3 Tujuan Penulisan
a.
Mengetahui dan memahami pengertian
administrasi kepegawaian
b.
Mengetahui dan memahami tujuan dan
fungsi administrasi kepegawaian
c.
Mengetahui dan memahami proses pengadaan
tenaga kerja atau pegawai
d.
Mengetahui dan memahami sistem administrasi kepegawaian pada PT LEA
SANENT cabang Palembang
1.4
Manfaat
Penulisan
a. Manfaat
Teoritis
Dari
hasil makalah ini diharapkan pembaca lebih peka terhadap masalah kepegawaian
dan meninjau lebih dalam konsep administrasi kepegawaian sehingga dapat
memberikan pemahaman dan manfaat positif bagi pembaca.
b. Manfaat
Praktis
1. Bagi
penulis sebagai sarana pengembangan ilmu yang lebih mengarah pada pemahaman dan
pengetahuan tentang konsep dan penerapan administrasi kepegawaian.
2. Bagi
instansi yang bersangkutan dapat memberi manfaat bagi warga universitas dalam
meningkatkan wawasan dan pemahaman tentang administrasi kepegawaian.
3. Bagi
mahasiswa dapat menambah pengetahuan mengenai administrasi kepegawaian secara
teoritis dan praktis.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Administrasi Kepegawaian
Berbicara
tentang masalah kepegawaian berarti kita tidak terlepas dari pembicaraan
tentang ketenagakerjaan. Istilah pegawai dan pekerja pada hakikatnya secara
yuridis tidak mempunyai perbedaan arti di dalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintah. Kata administrasi berasal dari kata Ad, yang berarti ”ke” atau “kepada” dan ministrare yang berarti “melayani, membantu atau mengarahkan”.
Sedangkan kata pegawai berasal dari kata personil atau personal yang berarti
pegawai. Istilah administrasi kepegawaian atau personel administration di Amerika
serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia,
ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personel
management), baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.
Menurut
Sondang P. Siagian (2002:2) mengemukakan bahwa Administrasi adalah keseluruhan
proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan yang
dimaksud dengan kepegawaian adalah segala hal mengenai kedudukan, kewajiban,
hak dan pembinaan pegawai. Pegawai merupakan tenaga kerja manusia, jasmaniah
maupun rohaniah (mental dan fikiran), yang senantiasa dibutuhkan dan karena itu
menjadi salah satu modal pokok dalam badan usaha kerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu (organisasi). Aktivitas administrasi kepegawaian
terutama berkisar pada penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa dan
pemberhentian.
Administrasi
kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai
Ilmu
Mempelajari segenap
proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
b. Sebagai
Proses
Proses penyelenggaraan
politik kepegawaian (kebijaksanaan politik kepegawaian) atau program kerja /
tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha
kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
c.
Sebagai Fungsi
Mengatur dan mengurus
penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia
untuk mencapai tujuan tertentu, yang meliputi kegiatan:
1.
Merumuskan tujuan dan sasaran pokok
kebijaksanaan politik.
2.
Menyusun organisasi untuk
menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran pokok/kebijaksanaan politik.
d.
Sebagai Seni
Seni memilih pegawai
baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa,
sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang
maksimal baik mengenai jumlah maupun mutunya
Kalau kita perhatikan rumusan di atas,
nampak bahwa perumusan tersebut ditekankan pada dua hal, yakni:
1.
Administrasi kepegawaian didasarkan atas
suatu tata cara, dari mana diperoleh sudut pandangan dan teknik-teknik
mengawasi orang-orang yang sedang bekerja.
2.
Administrasi kepegawaian yang baik
membantu individu untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk
mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya, tetapi juga
kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi kepegawaian adalah segenap aktivitas yang mengorganisasikan dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa untuk
mencapai tujuan tertentu sehingga mereka masing-masing mendapatkan
hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya dan memperoleh efisiensi yang
maksimum untuk dirinya sendiri serta golongannya.
2.2
Tujuan
dan Fungsi Adminisrasi Kepegawaian
Dalam suatu kantor atau organisasi perlu
memperhatikan penggunaan tenaga kerja yang sesuai dengan bidangnya
masing-masing untuk mencapai tujuan kantor atau organisasi tersebut. Menurut
Drs. Piet A. Sahertian (1985:27) aspek-aspek pengelolaan administrasi
kepegawaian adalah sebagai berikut : kegiatan pencatatan, pendaftaran,
penentuan kebijaksanaan dan perencanaan kepegawaian, pengembangan kepegawaian,
pemeliharaan kepegawaian, penilaian kepegawaian, pemutusan hubungan kerja, dan
pengendalian pegawai.
Selain administrasi kepegawaian, ada
juga istilah personel kantor. Personel kantor adalah semua orang yang
berada dan menjadi bagian di dalam suatu kantor serta melakukan
pekerjaan-pekerjaan perkantoran sesuai dengan tugas-tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing. Dan yang termasuk personel kantor adalah meliputi :
1.
Manajer kantor
2.
Sekretaris
3.
Personalia
4.
Kurir kantor
5.
Dan lain-lain yang terlibat secara
langsung di dalam kantor
2.2.1
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Efisiensi, efektifitas, dan
produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-tingginya adalah
merupakan tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan
administrasi, dibutuhkan peran sumber daya manusia serta peran sumber daya
bukan manusia (Makmur, 2008:60).
Tujuan administrasi
kepegawaian yaitu :
1. Memperkuat
sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen
sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
2. Mengembangkan
sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Meningkatkan
kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok
dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, peningkatan
pendidikan formal dan meningkatkan ketrampilan teknis dan fungsional aparatur
pemerintah.
4. Terwujudnya
penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta
memperhatikan pola karir.
5. Peningkatan
pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
6. Peningkatan
kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah
daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik (Good Governance).
2.2.2 Fungsi Administrasi Kepegawaian
Guna melaksanakan kegiatan administrasi
kepegawaian dalam suatu organisasi, maka perlu melaksanakan fungsi-fungsi
tertentu dalam rangka memperoleh pelaksanaan aktivitas-aktivitas administrasi. Jadi
yang dimaksud dengan fungsi administrasi kepegawaian adalah tugas-tugas utama
yang harus dilaksanakan untuk menyelenggarakan aktivitas-aktivitas dibidang
kepegawaian (Musanef,1984:10).
Fungsi administrasi di bagi menjadi 2
(dua) meliputi:
1.
Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian pada
hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu
fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi
manajerial berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental)
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan
fungsi operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dengan fisik, meliputi pengadaan,
pengembangan, kompensasi, integrasi,
pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
2.
Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
a. Perencanaan
Pegawai
Perencanaan pegawai
dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang
akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga
kerja yang ada. Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai,
menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien,
meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru serta melengkapi informasi
tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan unit
organisasi lainnya.
b.
Pengorganisasian Pegawai
Pengorganisasian adalah
suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan
dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan
wewenang seseorang, pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian
mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu
sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya
guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu akibat
dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan akan nampak hubungan
antara satu unit dengan unit lain.
c.
Pengarahan Pegawai
Memberikan
dorongan untuk menciptakan kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan
(imbalan). Semua pegawai harus
diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah objektif sehingga
orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan). Hal semacam itu perlu dikomunikasikan
kepada para pegawai agar pegawai dapat termotivasi dalam melakukan suatu
pekerjaan.
d.
Pengendalian Pegawai
Pengawasan
sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian
tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan
pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk mengukur tingkat
keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar
pekerjaan.
Sedangkan fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan dari administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi
:
1.
Pengembangan struktur organisasi untuk
melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab
dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2.
Penggolongan jabatan yang sistematis dan
perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat
dari sektor swasta.
3.
Penarikan tenaga kerja yang baik
4.
Seleksi pegawai yang menjamin adanya
pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan
yang sesuai.
5.
Perencanaan latihan jabatan dengan maksud
untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja dan
mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
6.
Penilaian kecakapan pegawai secara berkala
dan teratur dengan tujuan meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan
pegawai-pegawai yang cakap.
7.
Perencanaan kenaikan pangkat yang
didasarkan atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan
8.
Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan
antar manusia
9.
Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan
mempertahankan moril serta disiplin pegawai.
2.3
Proses
Pengadaan Tenaga Kerja atau Pegawai
Apabila
suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk
menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan untuk dapat melaksanakan tugas
dengan baik. Langkah ini merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama
ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta sifat atau
kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu.
Dengan demikian, pencarian atau penarikan tenaga kerja dilakukan setelah
diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara
lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadian, dan sebagainya.
a. Analisis jabatan (Job Analisys)
Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis
pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan
mengapa harus dilaksanakan. Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi
mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi
pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).
Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk :
1)
Perekrutan dan seleksi karyawan
2)
Kompensasi gaji karyawan
3)
Evaluasi jabatan
4)
Penilaian prestasi kerja karyawan
5)
Pelatihan (training)
6)
Promosi dan pemindahan karyawan
7)
Organisasi
8)
Memperkaya pekerjaan
9)
Penyederhanaan pekerjaan
10) Penempatan
karyawan
b. Rekrutmen
Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar
mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi,
baik instansi swasta maupun pemerintah.
1) Penentuan Dasar Rekrutmen
Rekrutmen
harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi
jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga
pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja
tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang
dimiliki.
2) Penentuan Sumber-sumber Rekrutmen
a. Sumber internal
Yaitu tenaga
kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam
perusahaan tersebut, dengan cara perpindahan atau mutasi karyawan yang memenuhi
spesifikasi.
b. Sumber eksternal
Yaitu tenaga
kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan,
antara lain melalui sebagai berikut:
1. Pelamar
datang sendiri
2. Kantor Dinas
Tenaga Kerja
3. Lembaga-lembaga
pendidikan
4. Pemuatan iklan
5. Referensi
seseorang/rekanan karyawan
6. Mengambil
dari perusahaan lain
7. Nepotisme
3) Metode-metode Rekrutmen
a. Metode Tertutup
Yaitu
pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan
orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan
demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.
b. Metode Terbuka
Yaitu
pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini
dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh
karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.
c. Seleksi
dan Orientasi
Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memilih
karyawan yang qualified (berkualitas)
sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.
1) Proses Seleksi
Penyaringan--tes--wawancara
awal--evaluasi latar belakang dan referensi--wawancara mendalam--tes
kesehatan/fisik--pengambilan keputusan.
2) Langkah-langkah Seleksi Personil Kantor
a) Seleksi Administratif
Yaitu seleksi
persyaratan administratif sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang
dikirimkan.
b) Penarikan
Tenaga Kerja
Perusahaan
harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan
permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.
c) Klasifikasi
Jabatan
Merupakan
dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan
yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.
d) Tes dan
wawancara
1. Tes
Tes dapat
digolongkan beberapa macam yaitu:
a.
Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara
perseorangan, biasanya dengan praktik.
b.
Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara
bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.
c.
Tes intelegensi
d.
Tes kepribadian (personality test) yaitu
e.
Tes minat (interest test)
f.
Tes bakat (aptitude test)
g.
Tes kesehatan (medical test)
2. Wawancara
Tujuan wawancara:
a.
Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk
bekerja
b.
Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir
lamaran
c.
Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang
yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan
d.
Memberikan informasi kepada pelamar tentang
perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.
e.
Ajang promosi bagi perusahaan.
3) Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang :
a)
Qualified dan profesional
b)
Jujur dan disiplin
c)
Inovatif dan bertanggung jawab
d)
Cakap dengan penempatan yang tepat
e)
Kreatif dan dinamis
f)
Berdedikasi tinggi
g)
Memenuhi syarat undang-undang perburuhan
h)
Dapat bekerja sama
i)
Dapat bekerja mandiri
j)
Mudah berkembang
k)
Mempunyai budaya dan perilaku malu
Pegawai yang telah lolos
seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang
bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting
terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama
kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan
mempengaruhi pegawai tersebut. Orientasi merupakan upaya untuk
mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada
pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun
informal.
d. Pelatihan dan Pengembangan Pegawai
1) Pengertian pelatihan dan pengembangan
Pelatihan
adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk
melaksanakan pekerjaannya. Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan
keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan
tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial).
2) Manfaat pelatihan
a.
Meningkatkan kinerja personil kantor
b.
Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih
baik
c. Karyawan
akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
d. Karyawan
diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri
e. Pelatihan
diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan
produktivitas perusahaan.
3) Tujuan Pelatihan dan Pengembangan
Tujuan pelatihan dan pengembangan
secara umum adalah :
a. Meningkatkan
keterampilan dan pengetahuan karyawan
b. Mengembangkan
keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
c. Mengubah dan
membentuk sikap karyawan
d. Mengembangkan
semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan
e. Memudahkan
pengawasan terhadap karyawan.
4)
Faktor-faktor yang harus
diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
a. Perbedaan
masing-masing karyawan
b. Hubungan
dengan analisis jabatan
c. Motivasi
d. Metode
pelatihan dan pengembangan
e. Pemutusan
Hubungan Kerja
Ada awal pasti ada akhir, begitu juga
halnya dengan bekerja. Ada penerimaan kerja dan ada pula pemutusan hubungan
kerja. Pemutusan hubungan kerja bisa dangan hormat dan bisa juga dengan tidak
hormat. Pemutusan kerja dengan predikat “dengan hormat” biasanya diberikan
apabila pemutusan kerja dilakukan di luar kesalahan pekerja. Sebaliknya
pemutusan kerja dengan predikat “dengan tidak hormat” pada umumnya diberikan
apabila pemutusan kerja karena kesalahan pekerja.
Alasan-alasan
dalam pemutusan hubungan kerja diantaranya adalah :
1.
Pemutusan Hubungan Kerja Karena
Keinginan Pengusaha
a.
Pekerja tidak cakap dalam masa percobaan
b.
Adanya alasan-alasan mendesak
c.
Pekerja sering mangkir
d.
Pekerja di tahan oleh alat negara
e.
Pekerja dihukum oleh hakim
f.
Pekerja sering sakit
g.
Pekerja berusia lanjut
h.
Pengurangan tenga kerja
2.
Pemutusan Hubungan Kerja Karena
Keinginan Pekerja
a.
Pegawai tidak cocok dengan situasi dan
kondisi perusahaan
b.
Pegawai pindah karena mengikuti keluarga
c.
Pegawai bekerja karena alasan mendesak
3.
Pemutusan Hubungan Kerja Karena Alasan
Lain
a.
Pekerja meninggal dunia
b.
Perjanjian kerja berakhir
c.
Pekerjaan telah selesai
Pemberhentian karyawan swasta
disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak
bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu
biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan swasta
dan untuk karyawan negeri berupa uang pensiun.
2.4
Sistem
Administrasi Kepegawaian pada PT LEA SANENT Cabang Palembang
2.4.1. Sistem Administrasi Penerimaan
Pegawai pada PT LEA SANENT Cabang Palembang
Pada
umumnya, orang mengidentikkan sistem kepegawaian dengan sistem pengangkatan
pegawai adalah sama, padahal sistem kepegawaian mempunyai arti yang luas, termasuk
sistem penerimaan, penempatan, kenaikan pangkat, dan kenaikan jabatan
pegawai. Begitu pula pada PT Lea Sanent Palembang dalam setiap
melakukan kegiatan kepegawaian berpedoman pada sistem administrasi yang ada
yaitu Sistem Karier (Career System). Menurut sistem karier ini seseorang
diterima menjadi karyawan karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk
mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama karyawan mampu
bekerja. Pangkatnya pun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem
ini merupakan konsekuensi logis dari sistem kepegawaian yang berdasarkan
kecakapan.
Penerimaan karyawan hanya dapat
dilakukan atas persetujuan direktur SDM di kantor pusat
Jakarta. Karyawan yang direkrut berdasarkan kualifikasi pekerjaan
yang dibutuhkan. Untuk pekerjaan bagian kantor, dikhususkan bagi
karyawan yang lebih senior atau lebih lama bekerja pada PT Lea
Sanent. Untuk pekerjaan sebagai wiraniaga (sales counter), di buka
untuk umum dengan membuka lowongan pekerjaan. Dengan demikian,
pencarian atau penarikan tenaga kerja dilakukan setelah diketahui kualifikasi
yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut
pengetahuan, pengalaman, kepribadian, sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja
yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan, dan sebagainya.
Setelah memperoleh calon pekerja atau
karyawan, selanjutnya perusahaan menyelenggarakan seleksi yang kemudian
diteruskan dengan orientasi. Seleksi ini dimaksudkan untuk memilih bibit-bibit
unggul. Tetapi pada umumnya, seleksi dilaksanakan apabila pelamar lebih dari
jumlah lowongan yang tersedia. Selanjutnya, setelah pekerja baru
yang telah lolos seleksi pada umumnya harus mengikuti orientasi. Orientasi ini
bertujuan untuk menyesuaikan pekerja/karyawan baru kepada lingkungan perusahaan
yang bersangkutan atau tempat dimana ia ditempatkan. Sehingga
diharapkan pekerja/karyawan baru ini bisa bekerja dengan nyaman.
1.4.2.
Sistem Administrasi Masa Kerja Karyawan Pada
PT Lea Sanent Cabang Palembang
Perjanjian kerja untuk waktu tertentu
hanya dapat dibuat untuk pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau
kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu.
Adapun karyawan yang dikontrak untuk
keperluan hari besar saja seperti hari raya lebaran, artinya karyawan yang
hanya dipekerjakan untuk pekerjaan yang bersifat sementara dalam waktu 3 (tiga)
atau 6 (enam) bulan saja.
a) Pekerjaan
yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang
masih dalam percobaan atau penjajakan. Karyawan yang dipekerjakan hanya untuk
promosi produk, dalam waktu 1 (satu) bulan dan paling lama 3 (tiga) bulan.
b) Perjanjian
kerja untuk waktu tertentu untuk pekerjaan yang bersifat tetap.
Yaitu jenis pekerjaannya bersifat permanent (tetap),
tetapi status karyawannya bersifat kontrak, artinya masa kerja karyawan
tergantung dari karyawan itu sendiri. Apabila karyawan tersebut
kepribadian, penjualan, dan penguasaan product
knowledge nya baik, maka karyawan tersebut bisa dipertahankan. Perjanjian
kerja untuk karyawan tetap berlaku bagi karyawan yang telah bekerja selama 3
(tiga) tahun dan tidak termasuk karyawan counter sales. Karena counter
sales diberlakukan sistem kontrak saja. Apabila
karyawan counter sales (wiraniaga) berprestasi baik, dapat diajukan
untuk menjadi chief atau asistant counter dan dapat diajukan
sebagai karyawan tetap.
Ketentuan untuk karyawan kontrak adalah
sebagai berikut :
1. Karyawan
kontrak dipekerjakan oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu saja,
waktunya terbatas maksimal hanya 3 tahun. Tetapi jika
penilaian karyawan itu baik maka perusahaan dapat merekrutnya sebagai karyawan
tetap.
2. Hubungan
kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan dalam Perjanjian Kerja
Untuk Waktu Tertentu.
3. Perusahaan
tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan.
4. Status
karyawan kontrak hanya dapat diterapkan untuk pekerjaan tertentu yang menurut
jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu,
yaitu :
a. Pekerjaan
yang sekali selesai atau yang sementara sifatnya
b. Pekerjaan
yang bersifat musiman
c. Pekerjaan
yang berhubungan dengan produk baru, kegiatan baru, atau produk tambahan yang
masih dalam percobaan
d. Untuk
pekerjaan yang bersifat tetap, tidak dapat diberlakukan status karyawan
kontrak.
5.
Apabila salah satu pihak mengakhiri
hubungan kerja sebelum berakhirnya jangka waktu yang ditetapkan dalam
perjanjian kerja waktu tertentu, atau berakhirnya hubungan kerja bukan karena
terjadinya pelanggaran terhadap ketentuan yang telah disepakati bersama, maka
pihak yang mengakhiri hubungan kerja diwajibkan membayar ganti rugi kepada pihak
lainnya sebesar gaji karyawan sampai batas waktu berakhirnya jangka waktu
perjanjian kerja.
6. Jika
setelah kontrak kemudian perusahaan menetapkan yang bersangkutan menjadi karyawan
tetap, karena prestasinya maka masa kontrak tidak dihitung sebagai masa kerja.
Ketentuan
untuk karyawan tetap (permanent) :
1. Waktu
lamanya bekerja minimal 3 (tiga) tahun
2. Hubungan
kerja antara perusahaan dan karyawan kontrak dituangkan
dalam Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tidak Tertentu
3. Perusahaan
dapat mensyaratkan masa percobaan maksimal 3 bulan.
4. Masa
kerja dihitung sejak masa percobaan.
5. Jika
terjadi pemutusan hubungan kerja bukan karena pelanggaran berat atau karyawan
mengundurkan diri maka karyawan tetap mendapatkan uang pesangon, uang
penghargaan masa kerja.
Sistem administrasi kepegawaian pada PT
Lea Sanent Cabang Palembang, mengenai administrasi karyawan sesuai dengan
fungsi administrasi kepegawaian menurut Makmur (2008:17) yaitu fungsi
administrasi di bidang pengaturan, penataan, dan pembinaan. Dalam
penerimaan karyawan disesuaikan dengan jenis pekerjaan yang
dibutuhkan. Adanya pengaturan, penataan, dan pembinaan terlihat pada
proses seleksi dan orientasi bagi calon karyawan dengan tujuan menyesuaikan
karyawan baru kepada lingkungan perusahaan atau tempat dimana ia ditempatkan.
Menurut
UU 7/1987 butir d mengenai tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan dan
menerima upah. Upah yang dimaksud adalah gaji yang dibayarkan kepada
karyawan sesuai kehadiran karyawan. Dimana PT Lea Sanent Cabang
Palembang menentukan kedisiplinan karyawan dengan menghitung kehadiran atau
absensi. Sistem absensi yang dilakukan adalah setiap karyawan
diwajibkan untuk absensi dengan cara memasukan kartu absen pada mesin pencatat
waktu sebelum dan sesudah bekerja. Kartu absen
wajib ditandatangani oleh staf administrasi keuangan dan personalia bila
karyawan terlambat atau tidak hadir dengan alasan izin atau sakit.
Untuk
masa kerja karyawan PT Lea Sanent Cabang Palembang, ditentukan oleh karyawan
itu sendiri. Dapat dikatakan bahwa karyawan kontrak tidak selamanya
menjadi karyawan kontrak saja, tetapi bisa diangkat menjadi karyawan tetap
apabila prestasi kerja karyawan baik. Penilaian terhadap karyawan
bukan hanya kepribadian tetapi juga cara bekerja, penguasaan product knowledge, produktivitas, dan
lain-lain. Sebaliknya bagi karyawan yang kurang berprestasi, artinya
karyawan yang kerjanya belum maksimal maka karyawan tersebut tidak akan
diperpanjang kontraknya. Hal ini berkaitan dengan salah satu tujuan
administrasi kepegawaian yaitu terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi
jabatan dan syarat jabatan serta memperhatikan pola karir.
Dalam menjalankan dan mengembangkan
sistem administrasi kepegawaian, baik dari administrasi penerimaan karyawan,
administrasi absen dan jadwal kerja, serta administrasi masa kerja karyawan,
sistem administrasi kepegawaian PT Lea Sanent Cabang Palembang sudah cukup
baik. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem administrasi
kepegawaian pada PT Lea Sanent Palembang telah berjalan secara efektif dan
berjalan sesuai peraturan perusahaan. Meskipun demikian masih perlu adanya
pengawasan yang bertujuan untuk meningkatkan dan mengembangkan sikap, perilaku,
pengetahuan, dan keterampilan agar karyawan dapat menjalankan tugas-tugasnya
secara baik dan efektif, dan juga prestasi kerja karyawan tercapai secara
optimal. Dengan adanya sistem administrasi kepegawaian diharapkan dapat
mengatasi berbagai masalah yang timbul di dalam pengaturan karyawan serta
membantu management dalam pengelolaan karyawan.
BAB
III
PENUTUP
A. Simpulan
1. Administrasi kepegawaian adalah segenap aktivitas yang mengorganisasikan dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa untuk
mencapai tujuan tertentu sehingga mereka masing-masing mendapatkan
hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya dan memperoleh efisiensi yang
maksimum untuk dirinya sendiri serta golongannya.
2. Tujuan
administrasi kepegawaian yaitu :
a. Memperkuat
sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen
sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
b. Mengembangkan
sistem manajemen informasi kepegawaian.
c. Meningkatkan
kualitas sumber daya aparatur
d. Terwujudnya
penataan pegawai sesuai kompetensi dan syarat jabatan
e. Peningkatan
pembinaan pegawai
f. Peningkatan
kinerja pelayanan kepegawaian
Fungsi
administrasi di bagi menjadi 2 (dua) meliputi:
a.
Fungsi teknis administrasi kepegawaian,
yaitu fungsi manajerial, dan fungsi operatif (teknis).
b.
Fungsi umum administrasi kepegawaian,
yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.
3.
Proses pengadaan tenaga kerja meliputi analisis jabatan, rekrutmen, seleksi dan orientasi, pelatihan dan pengembangan pegawai, dan pemutusan
hubungan kerja.
4.
Sistem administrasi kepegawaian pada PT
Lea Sanent Cabang Palembang adalah berpedoman pada sistem karir (career system),
dimana seseorang diterima menjadi karyawan karena pertimbangan kecakapan. Karyawan yang memiliki produktivitas tinggi
dan berprestasi baik dalam pekerjaannya, maka kesempatan untuk mengembangkan
bakat serta kecakapan terbuka selama karyawan mampu bekerja. Pengembangan
struktur organisasi PT Lea Sanent Cabang Palembang, telah ditentukan dengan
jelas dan tegas dalam melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya
tugas dan tanggung jawab dari setiap karyawan.
B. Saran
Sistem administrasi yang dikembangkan
dan dijalankan PT Lea Sanent Cabang Palembang cukup baik, tetapi akan lebih
baik lagi jika staff yang mengurusi bidang ini diberikan pelatihan
atau pendidikan mengenai administrasi kepegawaian lebih dalam lagi sehingga
akan lebih memaksimalkan hasil kerjanya. Dalam administrasi absensi, hendaknya
lebih diperhatikan lagi jam kerjanya apakah sesuai dengan
lawan shiff. Hal ini dapat mengurangi kesalahan administrasi di
dalam merekap jumlah kehadiran karyawan.
Daftar
Pustaka
Adininggar,
Lulu. 2011. Pengertian Pengelolaan
Administrasi Kepegawaian serta Aspek dan Tujuannya. Diunduh dari http://www.luluning.blogspot.com.
Pada tanggal 1 Mei 2013.
Fitri.
2013. Sistem
Administrasi Kepegawaian Pada PT LEA SANENT Cabang Palembang. Diunduh dari http://www.fitricute.blogspot.com. Pada tanggal 1 Mei 2013.
Nugraha,
Yudo. 2012. Administrasi Kepegawaian.
Diunduh dari http://www.Yudoholic.blogspot.com.
Pada tanggal 1 Mei 2013.
Rahayu,
Rita. 2011. Melaksanakan Administrasi
Kepegawaan/Ketenagaan. Diunduh dari http://www.ritarahayu.blogspot.com.
Pada tanggal 1 Mei 2013.
Sano,
Ario M. 2012. Evaluasi Administrasi
Perkantoran. Diunduh dari http://www.Ariosano.blogspot.com.
Pada tanggal 1 Mei 2013.
Singgih,
Benedictus. 2012. Makalah Manajemen
Kepegawaian. Diunduh dari http://www.benedictussing.blogspot.com.
Pada tanggal 4 Mei 2013.
Sudaryanti,
Sri. 2010. Mengaplikasikan Administrasi
Perkantoran di Tempat Kerja. Diunduh dari http://www.srisud.wordpress.com.
Pada tanggal 1 Mei 2013.
Yusdi,
Milman. 2009. Pengertian Administrasi
Kepegawaian. Diunduh dari http://www.milmanyusdi.blogspot.com.
Pada tanggal 1 Mei 2013.
0 komentar:
Posting Komentar